Política operativa V1 de Datara
Versión 1.0 | Fecha de referencia: 15 de agosto de 2026
1. Objetivo
Definir cómo Datara conserva, elimina, bloquea, restaura y suprime información para equilibrar continuidad operativa, recuperación ante errores, privacidad, auditoría y obligaciones legales.
2. Principios
Minimización: conservar únicamente lo necesario para finalidades legítimas.
Trazabilidad: registrar acciones relevantes de eliminación y restauración cuando la funcionalidad lo permita.
Recuperabilidad controlada: utilizar soft delete para reducir pérdidas accidentales.
Supresión efectiva: eliminar o anonimizar cuando expire la necesidad y no exista obligación de conservación.
Separación: distinguir Datos del Cliente, datos de cuenta de Datara, logs, facturación y respaldos.
3. Modelo de eliminación V1
En módulos que soporten eliminación, la acción del usuario marcará inicialmente el registro con atributos equivalentes a deleted_at y deleted_by. El registro se excluirá de las vistas ordinarias y podrá conservarse para restauración durante un periodo definido.
4. Matriz inicial de conservación
| Categoría | Acción al eliminar | Periodo V1 propuesto | Observaciones |
|---|---|---|---|
| Registros CRM ordinarios | Soft delete | 30 días 90 días naturales después de la terminación | Restaurables por Admin cuando la función exista. |
| Cotizaciones no finalizadas | Soft delete / cancelar | 30 días 90 días naturales después de la terminación | Conservar trazabilidad si están vinculadas a operaciones. |
| Ventas/facturación | Cancelar/anular, no borrar libremente | Según obligaciones aplicables | No destruir evidencia contable/fiscal requerida. |
| Usuarios | Desactivar | Mientras exista relación + plazo legal | Conservar auditoría mínima. |
| Logs de seguridad | Rotación | 90-365 días 12 meses para registros operativos de seguridad; 5 años para documentación fiscal; y 10 años para contratos, consentimientos y mensajes de datos que originen derechos u obligaciones | Ajustar a riesgo y costos. |
| Backups | Sobrescritura | 30-90 días 90 días naturales | No restauración individual garantizada desde backup. |
| Datos tras cancelación del Workspace | Bloqueo/ventana de exportación | 30/60/90 días 90 días naturales | Después eliminar/anonimizar salvo obligación. |
| Datos de facturación | Conservar | Plazo fiscal/legal aplicable | Validar con contador/abogado. |
5. Papelera
La Papelera no es requisito de lanzamiento si el backend ya conserva soft delete. Cuando se implemente, deberá limitarse por permisos y mostrar, al menos, tipo de registro, identificador, fecha de eliminación, usuario que eliminó y acción de restauración.
6. Eliminación definitiva
La purga definitiva debe ejecutarse mediante proceso controlado. Antes de purgar, el sistema deberá verificar dependencias, obligaciones de conservación, bloqueos legales y relaciones que requieran anonimización o conservación de referencias mínimas.
7. Derechos de titulares
Una solicitud de cancelación de datos personales no equivale necesariamente a borrar de inmediato un registro empresarial completo. Datara y el Cliente deberán determinar qué datos deben bloquearse, suprimirse, anonimizarse o conservarse por obligación legal, según sus respectivos roles.
8. Responsables internos
90 días naturales Responsable de privacidad; 90 días naturales responsable técnico de purgas; 90 días naturales proceso de aprobación para restauraciones o eliminaciones extraordinarias.
Criterio de conservación y supresión
Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para prestar el servicio, atender responsabilidades y cumplir obligaciones legales. Cuando dejen de ser necesarios, se bloquearán y posteriormente se suprimirán o anonimizarán. Los respaldos operativos seguirán ciclos de sobrescritura de hasta 90 días, salvo retención legal, incidente de seguridad o requerimiento de autoridad.